Hvad er en handlingsplan

Tjaa, hvad ER en handlingsplan? Eller retter der er nok i virkeligheden tale om handlingsplaner … så hvilke og hvordan?

En handlingsplan er et udtryk for, hvordan du skal gennemføre den besluttede strategi der enten er udformet som en virksomhedsstrategi eller lidt mere konkret en forretningsplan.

Der bliver ofte lagt meget arbejde, mange møder og måske hele weekender i at få diskuteret og besluttet en forretningsplan.

Og så står man der med alle drømme og tanker koncentreret ned til lige det man gerne vil med virksomheden…

Men hvordan omsætter du alle disse tanker til konkret handling?

Det gør du sjovt nok med en handlingsplan ????

Handlingsplanen

En handlingsplan er en konkret plan for hvordan skal du drive og administrere din virksomhed, for at komme i mål?

Ordentlig handlingsplaner omhandler ikke kun de direkte aktiviteter, men tager også højde for de backoffice-aktiviteter, der ikke direkte vedrører levering af varer eller tjenesteydelser til kunderne.

Handlingsplanen er en betegnelse for den del af forretningsplanen, hvor du redegør for de forretningsaktiviteter, der ikke er dækket i markedsførings- og salgsplanerne.

Markedsføringsplaner og salgsplanerne beskriver de skridt, som din virksomhed vil tage for at nå sine finansielle og salgsmæssige mål.

Handlingsplanen forklarer, hvordan du vil drive og administrere din virksomhed. Det drejer sig bl.a. om aktiviteter som:

• Ansættelse og ledelse af medarbejdere
• Indkøb af og samarbejde med leverandører om nødvendige materialer og forsyninger
• Sikring af, at produktionen finder sted som planlagt
• Yde kundeservice og støtte efter salget
• Udførelse af ordrer
• Inddrivelse
• Håndtering af et skiftende forretningsmiljø

Disse typer af spørgsmål kan med fordel grupperes i tre underliggende handlingsplaner, med henblik på at fastholde dem. Disse underliggende handlingsplaner er:

• Driftsplaner
• Ledelsesplaner
• Beredskabsplaner

Driftsplaner

En handlingsplan i form af en driftsplan er en operationel plan, der opsummerer, hvordan du vil skabe og levere dit produkt eller din tjenesteydelse til dine kunder.

Handlingsplaner må gerne være meget operationel og der kan med fordel oprettes en to-do-liste for mange af opgaverne.

De typiske operationelle spørgsmål, som du vil blive konfronteret med, varierer alt efter hvilken type virksomhed du driver. F.eks. vil en konsulent, der primært beskæftiger sig med at hjælpe kunder med digitalisering, ikke have en omfattende handlingsplan for produktion eller lagerstyring.

I modsætning hertil skal en fastfoodleverandør omhyggeligt planlægge lageropbevaring og lageromsætning, madlavningsprocessen, forsyninger som f.eks. emballage, poser og drikkevarebeholdere samt medarbejdernes hygiejne osv.

I de fleste virksomheder foregår der meget ud over den primære virksomhed, der består i at levere produkter eller tjenester til kunderne.

Det kan være nyttigt at se på din virksomhed som en lineær proces, der starter med råmaterialer og slutter med en levering til en tilfreds kunde. Du vil sikkert blive overrasket over, hvor mange trin der er, og hvor kritisk timingen og varigheden af hvert enkelt trin er.

Selv om det er let at relatere til produktionsproblemer i en produktionsproces eller anden proces, hvor varer fremstilles, dyrkes eller på anden måde produceres, kan konceptet også anvendes på andre typer virksomheder.

En handlingsplan for digitalisering

Hvad er en handlingsplan for en konsulent som dig, der er ansat til at hjælpe en virksomhed med et digitaliseringsprojekt fra et papirbaseret faktureringssystem til et computerbaseret system. Det endelige “produkt”, som du skal levere, er hjælp til at vælge den rette software og hardware, uddannelse i det nye udstyr og tilsyn med den proces, hvorved dataene konverteres til elektronisk format. Du kan gøre et godt stykke arbejde uden at “producere” noget håndgribeligt ud over måske dokumentation af processen.

Det betyder ikke, at man kan ignorere “produktion”. Tænk på alt det arbejde, som du ville skulle udføre.

• Først skal der skaffes et praktisk kendskab til kundens eksisterende system.
• Derefter skal software- og hardwarekombinationer vurderes i lyset af kundens behov og budget.
• Der skal udvikles en konverteringsproces, så de dele af de eksisterende data, der skal overføres til det nye system, er tilgængelige i det nye format.
• Der skal udarbejdes dokumentation for at uddanne kundens medarbejdere i at bruge det nye system.

Hver af disse aktiviteter vil være en del af din produktionsproces.

Et andet produktionsspørgsmål, som du måske skal tage hensyn til, når du udarbejder en handlingsplan er, at der kan være situationer, hvor det kræver arbejde uden for dit ekspertiseområde at fuldføre opgaven.

Handlingsplaner for aktiviteter uden for dit område

En selvstændig blikkenslager beskæftiger sig primært med rør, vandhaner og armaturer. Sådanne rør har den ubehagelige vane at ligge inden for vægge, og når rørene går i stykker, står væggen ofte mellem blikkenslageren og røret.

En god blikkenslager ved, at hans produktionsproces går ud over hans primære ekspertiseområde. Han planlægger derfor tid og omkostninger i forbindelse med de aktiviteter, der ikke vedrører blikkenslagerarbejde, såsom lapning og maling af vægge, og som er nødvendige for at kunne betjene kunderne fuldt ud. Hvis du eller en anden er nødt til at gøre det for at afslutte arbejdet, skal du planlægge tiden og omkostningerne.

Ledelsesplaner

Små virksomhedsejere skal orkestrere alle de forskellige aktiviteter, der er nødvendige for at få en virksomhed til at fungere. Disse aktiviteter omfatter overordnet ser levering af varer eller tjenesteydelser til kunderne. Men de omfatter også ledelse af medarbejdere samt udførelse af de administrative opgaver, der er nødvendige for at holde virksomheden kørende. En handlingsplan hjælper med at organisere og prioritere disse aktiviteter.

Mange virksomheder har projektledere, hvis opgave det er at følge og styre interne virksomhedsprocesser. Disse ledere arbejder ud fra en projektplan, som fastlægger tidsplanen for alle de begivenheder, milepæle, tidsfrister osv., der indgår i projektet. Ofte har projektledere ikke andre opgaver end at sikre, at projektet holder sig på rette spor.

På grund af de omkostninger, der er forbundet med projektet, har man måske ikke den luksus at ansætte en projektleder. I stedet overlades den vanskelige opgave med at sørge for, at alle de forskellige elementer i din virksomhed bliver samlet, til dig.

Din rolle?

Selvfølgelig er du sandsynligvis også en vigtig aktør i den proces, der skal styres. Men denne dobbeltrolle er betydeligt lettere, hvis du har en udførlig handlingsplan for, hvad der skal ske og hvornår.

Det er let at overse ledelse som et stort dræn på din tid og dine ressourcer, men selv en meget lille virksomhed kan give anledning til nogle meget komplekse logistiske problemer.

Næsten alle virksomheder er i et eller andet omfang afhængige af, at udefrakommende bidrager til virksomhedens succes. Hvis du skal holde alting på skinner, kræver det, at du overvåger alle de forskellige aktiviteter og aktivt griber ind, når tingene ikke går efter handlingsplanen. Hvis du driver en eksisterende virksomhed, ved du, hvor mange bolde du skal holde i luften på en gang.

Hvis du lige er begyndt, skal du helt sikkert ikke undervurdere kravene til ledelse. Få styr på din handlingsplan!

Ledelse af dine medarbejdere

At lede medarbejdere er langt mere tidskrævende, end du måske forestiller dig. Selv om de mennesker, der arbejder for eller sammen med dig, er dygtige og selvmotiverede, skal der sættes en retning.

Selv om du måske har en ret god idé om, hvad der skal gøres, er det ret usandsynligt, at de mennesker, der arbejder for dig, kan overskue hele billedet.

Hvis en opgave falder igennem, kan hele din virksomhed blive bragt i fare. Men på den anden side, hvis du prøver at foregribe det ved at lade to eller flere medarbejdere overlapper hinandens arbejde, vil din virksomhed spilde tid og penge.

Det er op til dig at sikre dine handlingsplaner tager udgangspunkt i at uddelegere arbejdet på en fornuftig måde og at tildele bestemte opgaver til dem, der er bedst rustet til at håndtere dem.

At følge udviklingen er et andet vigtigt element i ledelsen af din virksomhed. Det er ikke nok at uddelegere opgaver. Du skal også sørge for, at arbejdet skrider frem i et rimeligt tempo.

Hvis der fra starten er fastsat realistiske tidsfrister, kan du holde øje med, om de enkelte aktiviteter bliver gennemført, når det er nødvendigt. Det er langt bedre at finde ud af halvvejs i et projekt, at et væsentligt element halter bagefter end at blive overrasket senere i spillet.

Det der kan rettes på en time i projektet, tager 10 timer at rette efter projektet er afsluttet

Du skal være opmærksom på alle dele af handlingsplanen, herunder din egen. Det kan være endnu vanskeligere at styre sin egen tid end at styre de mennesker, der arbejder for en.

Vær opmærksom på ikke at lægge pres på dig selv ved at påtage dig for meget.

Administrative opgaver i handlingsplanen

Enhver virksomhed har en række operationelle områder, der ikke direkte vedrører levering af varer eller tjenesteydelser til kunderne.

Disse backoffice-aktiviteter er en del af de faste omkostninger ved at drive virksomhed. Nogen skal åbne posten, betale regningerne, føre regnskaberne, betale skat, yde kundeservice, håndtere inkasso og gøre de hundredvis af små ting, der er nødvendige for at drive en virksomhed.

Pas på!

Det er en alvorlig fejl at ignorere de krav, som disse aktiviteter stiller til dig og din virksomhed.

Et godt udgangspunkt er at lave handlingsplaner over alle de aktiviteter, som nogen skal udføre for at holde din virksomhed i gang.

En husmaler skal gøre en masse ting, der ikke er direkte relateret til at påføre maling på et hus. Nogen skal købe stiger, presenninger, maling, pensler, malerpensler, afdækningstape og andre fornødenheder. Lige som der er nogen, der skal byde på opgaver og fakturere kunderne, når opgaverne er udført – og behandle klager, hvis en kunde ikke er tilfreds. Alle disse ting tager tid.

En måde at styre den tid, der bruges på administration, er at lade folk uden for virksomheden håndtere visse opgaver for dig. Dette kan reducere den tid, der bruges på backoffice-arbejde, til gengæld for en kontant udgift.

At lægge opgaverne ud vil ikke helt fjerne arbejdet, men mindsker byrden en del.

Hvis du f.eks. får en løntjeneste til at udarbejde lønsedler, tilbageholde og overføre skat osv., skal nogen stadig give dem de tidsdata, der er nødvendige for at udarbejde lønsedlen.

Det samme gælder, hvis du ansætter en revisor til at hjælpe dig med din bogføring. Din daglige drift genererer de oplysninger om indtægter og udgifter, som du har brug for at spore, og dine bøger er baseret direkte på resultaterne af din daglige drift. Mens revisoren kan håndtere konsekvenserne af dine driftsresultater, skal du selv forvalte de systemer, der genererer de nødvendige oplysninger.

Beredskabsplaner

Uanset hvor omhyggeligt du laver din handlingsplan, er sandsynligheden for, at alt går præcis som planlagt, meget lille.

Alle handlingsplaner bygger på antagelser om markedet og din virksomheds muligheder, og disse antagelser kan ikke være præcise. Selv om dine antagelser måske på realistisk vis har taget højde for rimeligt forudsigelige begivenheder, er det på ingen måde en garanti for deres nøjagtighed.

Eksempel

Hvis din virksomhed f.eks. er afhængig af lånte midler, og du planlægger at opnå og anvende en kredit, må du foretage nogle antagelser om rentesatser. Hvis du er realistisk, har du sandsynligvis undersøgt en række rentesatser omkring din forventede rentesats for at teste virkningen, det er helt klart den bedste måde at planlægge for begivenheder, der ligger uden for din kontrol.

Lad os sige, at din virksomhed planlægger at få en kredit, og at du forhandler en rente på den bedste sats plus to procent.

Du vurderer, at den rente, du vil betale, er seks procent, men du kan leve med en rente på helt op til 10 procent.

Det er klart, at alt under seks procent gør det meget lettere at nå dine planlagte mål. Men hvad sker der, hvis renten stiger til 14 procent eller endog 20 procent? Det skete i begyndelsen af 1980’erne, og ændringen skete i løbet af en relativt kort tidsperiode. Hvad ville du gøre?

I dag, 30 år senere, er renterne tæt på det laveste niveau nogensinde, og långivere er ikke nær så villige til at stille midler til rådighed for små virksomheder. Det betyder, at planlægning af, hvad man skal gøre, hvis man slet ikke kan få kredit, er en vigtig overvejelse.

En beredskabsplan er et forsøg på at undgå at få din virksomhed afbrudt, når markeds- eller økonomiske forhold ændrer sig ud over det, du er forberedt på at håndtere uden større justeringer.

Hvor starter jeg?

Hvilke former for uforudsete hændelser bør du planlægge for?

Det er muligt at identificerer mange af de vigtigste faktorer ved at lave en SWOT-analyse. Ved en SWOT-analyse får du et overblik over de interne og eksterne faktorer, hvor dine risici er størst. Hvis en større ekstern trussel f.eks. er en direkte konkurrent, der åbner i nærheden af din virksomhed, kan du planlægge for denne mulighed. Måske vil du sænke priserne, holde længere åbningstider eller indføre en bonusordning for hyppige kunder.

Beredskabsplaner er en af de vigtige handlingsplaner, der understøtter din forretningsplan.

F.eks. kan dine regnskaber indeholde en fodnote, der forklarer, at den forventede rentesats kan stige med helt op til 3 %, før din fortjenstmargen bliver alvorligt påvirket. Eller i din diskussion af, hvor mange medarbejdere du har brug for, kan du angive, at der vil blive ansat en ekstra produktionsmedarbejder, når salget når et bestemt beløb.

Interessant nok indebærer uforudsete udgifter ikke altid, at tingene går værre end forventet.

Et eksempel

Antag f.eks. at din oprindelige markedsføringsplan omfatter en masseudsendelse til 1.000 potentielle kunder. Antag endvidere, at et af de vigtigste salgsargumenter er, at kunderne straks skal handle. Du forventer at få måske 10-20 betalende kunder ud af udsendelsen. I stedet får De 243. Hvad gør du så?

Dit budskab var behovet for at handle hurtigt, men din virksomhed er ikke forberedt på at håndtere så mange kunder inden for den krævede tidsramme.

Hvis du i dine handlingsplaner har en sikret en beredskabsplan, er du klar til at handle.

I dette eksempel kan det indebære, at du skal ansætte midlertidig hjælp, outsource visse opgaver eller endda bede konkurrenterne om at udføre arbejdet på freelancebasis.

I sidste ende kan du kun gå et vist stykke med nødplanlægning. Så det er vigtigt, at du har identificeret de områder, hvor din plan er sårbar over for faktorer, der kan påvirke din virksomhed.

I en god handlingsplan har du overvejet mulige reaktioner på ændringer i markedet, og derfor kan du reagere hurtigere, end hvis du aldrig har tænkt på konsekvenserne. Uanset om tingene går bedre eller værre end forventet, har du således allerede identificeret de sandsynlige årsager og overvejet dine reaktioner.

 

Hvordan skriver man en handlingsplan?

Det ser umiddelbart ud til at være ret nemt at lave handlingsplaner. Men der er flere vigtige trin, som du skal følge med forsigtighed for at få det bedste ud af den.

Her får du en kort og overskuelig opskrift på, hvordan du skriver en handlingsplan i 6 trin.

Trin 1: Definer dit slutmål

Hvis du ikke er klar over, hvad du vil gøre, og hvad du vil opnå, sætter du dig selv op til at fejle.

Planlægger du et nyt initiativ?

Start med at definere, hvor du er, og hvor du vil ende med at være.

Løser du et problem?

Analyser situationen og undersøg mulige løsninger, før du prioriterer dem.

Skriv dine mål ned.

Og før du går videre til næste trin, skal du køre dit mål gennem SMART-kriterierne. Eller med andre ord, sørg for, at det er:

Specifikt – veldefineret og klart

Målbart – omfatter målbare indikatorer til at følge udviklingen

Accepteret – har opbakning og er både realistisk og opnåeligt inden for de ressourcer, den tid, de penge, den erfaring osv. du har

Realistisk – i overensstemmelse med dine andre mål

Tidsafgrænset – har en slutdato

Trin 2: Skriv ned, hvilke trin der skal følges

Når målet er klart og tydeligt, hvad skal du helt præcist gøre for at realisere det?

Opret en grov skabelon til at liste alle de opgaver, der skal udføres, forfaldsdatoer og ansvarlige personer.

Det er vigtigt, at du sørger for, at hele teamet er involveret i denne proces og har adgang til dokumentet. På denne måde vil alle være klar over deres roller og ansvar i projektet.

Sørg for, at hver opgave er klart defineret og kan nås.

Hvis du støder på større og mere komplekse opgaver, skal du opdele dem i mindre opgaver, som er lettere at udføre og administrere.

Trin 3: Prioritér opgaverne og tilføj tidsfrister

Gå nu i gang med at reorganisere listen ved at prioritere opgaverne.

Nogle trin skal du måske prioritere, da de kan blokere for andre undertrin.

Tilføj tidsfrister, og sørg for, at de er realistiske.

Rådfør dig med den person, der er ansvarlig for udførelsen, for at forstå hans eller hendes kapacitet, før du beslutter dig for tidsfrister.

Trin 4: Fastsæt milepæle

Milepæle kan betragtes som minimål, der fører op til hovedmålet i slutningen.

Fordelen ved at tilføje milepæle er, at de giver teammedlemmerne mulighed for at se frem til noget og hjælper dem med at forblive motiverede, selv om den endelige forfaldsdato er langt væk.

Start altid fra slutmålet, og arbejd dig tilbage, når du sætter milepæle. Husk ikke at holde for lidt eller for meget tid mellem de milepæle, du sætter. Det er en god praksis at sætte milepæle med to ugers mellemrum.

Trin 5: Identificer de nødvendige ressourcer

Inden du starter dit projekt, er det afgørende at sikre, at du har alle de nødvendige ressourcer til rådighed til at udføre opgaverne. Og hvis de ikke er til rådighed i øjeblikket, skal du først lave en plan for at skaffe dem.

Dette bør også omfatte dit budget. Du kan tildele en kolonne i dine handlingsplaner til at markere omkostningerne ved hver enkelt opgave, hvis der er nogen.

Trin 6: Visualiser dine handlingsplaner

Pointen med dette trin er at skabe noget, som alle kan forstå med ét blik, og som kan deles med alle.

Uanset om din handlingsplan har form af et flowdiagram, et Gantt-diagram eller en tabel, skal du sørge for, at den klart kommunikerer de elementer, vi har identificeret indtil nu – opgaver, opgavedeltagere, frister, ressourcer osv.

Dette dokument skal være let tilgængeligt for alle og skal kunne redigeres.

Overvåg, evaluer og opdater

Når du er i gang skal du huske at afsætte tid til at evaluere de fremskridt, du har gjort sammen med dit team.

Du kan markere opgaver, der er afsluttet, som værende udført på de endelige handlingsplaner, hvilket gør opmærksom på, hvordan I har gjort fremskridt i retning af målet.

Dette vil også fremhæve de opgaver, der er uafsluttede eller forsinkede, og i så fald skal du finde ud af hvorfor og finde passende løsninger. Og derefter opdatere handlingsplanen i overensstemmelse hermed.