BusinessBuddy:

Mere end 25 års erfaring med ejerledelse
Book et møde

Brug to-do-lister mere produktivt

To-do-lister er et fantastisk værktøj – når den bliver lavet rigtigt og opdateret jævnligt.

Jeg har ofte talt imod to-do-lister, men fordi de nemt kommer til at virke uoverskuelige.

Specielt hvis de laves i et program som Outlook, hvor konkrete opgaver bliver blandet sammen med mails. Der vel at mærke kun anføres med deres emne/subjekt fra selve mailen.

MEN når det så er sagt, så er to do-lister gode at bruge i hverdagen, både på jobbet og i privatlivet – når man gør det ordentligt.

Jeg bruger dem hele tiden selv.

Så her er første en grundig gennemgang af hvordan man takler eller ikke takler to do-lister. Og til sidst samler jeg de 12 vigtige byggesten for bedre to-do-lister.

to-do-liste

Hvad er to-do-lister

To do-lister er i bund og grund ikke andet end en liste over opgaver, som du skal udføre inden for en bestemt tidsperiode. Eventuelt som et produkt af en gap-analyse.

De er et fantastisk supplement til en handlingsplan, så opgaverne bliver specificeret og bliver nemme at overskue.

Det er et meget simpelt, effektivt og ekstremt populært produktivitetsværktøj. Det eneste problem er, at du finder mange modstridende råd om, hvorvidt to-do-lister virker eller ej. Og om du overhovedet bør have dem som en del af dine daglige værktøjer.

Så her følger en beskrivelse af, hvilke typer af to do-lister du skal bruge, hvordan du organiserer dem, og hvordan du sikrer dig, at to-do-listen virkelig virker til din fordel.

De vigtigste fordele ved to-do-lister

Lad os starte med de 10 vigtigste fordele ved at føre pænt organiserede to-do-lister:

  • Det er den bedste måde at styre og organisere dit liv på (hvis du gør det på den rigtige måde!)
  • Du kan nemt opdele dine store mål i punkter og punkter i opgaver
  • Du vil kunne se både skoven og træerne (med det rigtige system på plads)
  • Du får lettere ved at prioritere dine opgaver
  • Du kan nemmere måle fremskridt (hvad der bliver gjort)
  • Du frigør din hjerne og får mere mental båndbredde
  • Du glemmer ikke ting
  • Du kan administrere din tid bedre
  • To-do-lister vil øge din motivation, især når du krydser hver afsluttet opgave af
  • Med en kanban-type to-do-liste kan du fint visualisere din arbejdsbyrde

Lister, især visuelle lister, giver en masse overskud i din dagligdag – velorganiserede to-do-lister giver frihed.

Hvis man lige tager et øjeblik og tænker over alle fordelene ved at kunne liste og overskue sine tanker og opgaver, er det jo en total no brainer! Selvfølgelig skal vi bruge to do-lister.

Det giver helt klart mening at organisere din virksomhed og dit personlige liv med to-do-lister, men der er flere fælder, du bør undgå.

Hvorfor virker to-do-lister ikke for nogle mennesker?

Mange hævder, at to-do-lister bare ikke virker for dem, og oftest skyldes det, at de begår nogle almindelige fejl, når de forsøger at implementere dem.

Så lad os se på de største fejl, man kan begå, når man bruger lister, og hvordan man kan undgå dem.

1. Ikke at tage sig tid til at planlægge og regelmæssigt opdatere dine lister

To do-lister skal plejes regelmæssigt, ellers bliver de forældede. Sørg for, at du sætter din planlægningstid af din kalender. Og her mener jeg sæt den tid af i din kalender som det tager at planlægge – din kalender er ikke en to-do-liste.

Planlæg din tid til planlægning på forhånd, og opdater regelmæssigt dine to-do-lister – helst dagligt. Husk, at ordentlig planlægning kan spare dig mange timer i udførelsen, så tag dig altid tid til det.

Et godt tidspunkt er lige før fyraften – så får du styr på hvad du har nået i dag og du får planlagt hvad der skal ske i morgen – og kan derfor gå hjem med ro i hovedet.

2. At have for mange punkter på listen

Jo flere valg du har, jo sværere er det at beslutte, hvor og hvordan du skal starte. Derfor er det virkelig vigtigt at begrænse, hvor mange opgaver du sætter på dine to-do-lister. Lad være med kun at have én uendelig liste med opgaver.

Det giver mening at sætte 3-5 større opgaver på din to-do-liste om dagen og måske også et par mindre opgaver. Det bliver til ca. 15 – 25 opgaver om ugen.

Opdel opgaverne i kolonnen “to-do”, “udvalgt”, “igangværende” og “udført”. Sørg for, at der er et overskueligt antal opgaver, der er udvalgt til at blive udført, og de opgaver, der er i gang.

3. Start med lette opgaver

Det giver mening at prioritere opgaverne på dine to-do-lister fra den vigtigste til den mindst vigtige.

Når du har prioriteret, skal du ”eat the frog” – Navnet på en filosofi om at starte med den sværeste opgave på din liste, da de vigtigste opgaver ellers måske aldrig bliver udført.

4. Mikromanagement af dig selv

Ideen med to-do-lister er ikke at mikrostyre dig selv. Hvis du skal genopfylde din hæftemaskine, eller hente en kop kaffe, skal du ikke skrive det på din liste.

Tænk mindre på mindre opgaver og mere på oplevelser, forbedringer, output og historier, som du kan nedbryde i opgaver, der kan udføres i et arbejdsflow på 2 timer.

5. Sørg for, at dine to-do-lister ikke er kedelig

Hvis du ser en lang liste over ting, du skal gøre, og du ikke bliver begejstret for al den værdi, du vil skabe og levere (for dig selv, din arbejdsgiver eller din kunde), er det svært at blive motiveret.

Derfor skal du sørge for at lave ting, der er i overensstemmelse med din livsvision og mission, ting du er god til, og opgaver, der motiverer dig til at vokse og udvikle dig selv.

Den bedste måde at føre to-do-lister på

Først og fremmest: Sig farvel til den håndskrevne to-do-liste eller de lister du laver i Excel eller i Notes.

Så, hvis du ikke allerede har gjort det, er det første skridt til at oprette en to-do-liste, der rent faktisk fungerer, at oprette den i en to-do-liste-app. Skriftlige to-do-lister giver den vidunderligt tilfredsstillende følelse af at krydse noget af, men de er også den værste måde at holde styr på dine to-dos på. Sandheden er, at en skriftlig to-do-liste er uorganiseret, udsat for fejl, let at miste og ineffektiv.

Kom i stedet i gang med en to-do-liste-app. I modsætning til en skriftlig liste er fordelene ved en to-do-liste-app bl.a:

Sortering og prioritering af arbejde. Hvis du vil ændre rækkefølgen på dine skriftlige to-do-lister, skal du skrive det hele om. Men med en to-do-liste-app kan du nemt trække og slippe elementer. Ikke nok med det – de fleste to-do-liste-apps tilbyder en måde at spore prioritering med brugerdefinerede tags.

Umuligt at miste. I modsætning til håndskrevne to do-lister kan du ikke “miste” en online to-do-liste. Du vil altid have adgang til listen, så du kan notere dine gøremål, uanset hvor du er.

Brug en app der er online

Der findes mange onlineprogrammer, som Trello, Microsoft To Do, Google Task, Remember The Milk eller Monday og andre.  Du er nødt til at teste, prøve og eksperimentere for at finde ud af, hvad der fungerer bedst for dig.

Når du vælger den bedste to-do-liste-software, er én ting virkelig vigtig at huske: Sørg for, at løsningen gør det muligt for dig at visualisere dine to-do-lister på en Kanban-tavle.

Trello er måske det mest populære værktøj i denne henseende. En visuel tavle er en meget bedre løsning end blot en lang liste, og det er også meget sjovere at bruge.

Når du er i tvivl om, hvilket værktøj du skal bruge til en liste, skal du følge reglen om at visualisere så meget som muligt.

Forskellige to-do-lister, du kan bruge blive mere effektiv

Der er flere forskellige to-do-lister (og et par underlister), som du bør føre for at forblive fuldstændig organiseret på daglig basis, samtidig med at du bevarer et makroperspektiv på, hvad du ønsker at opnå i din virksomhed eller dit personlige liv, og hvor du ønsker at komme hen.

Her er nogle potentielle to-do-lister, som du kan bruge til at organisere dig selv:

  • Visionsliste – en liste over alle de ting, du ønsker at opleve i livet, også kaldet en bucket list
  • Måske en dag-liste – Ting, der ikke er særligt vigtige, som du måske vil gøre en dag
  • 100 dages to-do-listen – din kvartalsplan, med udvalgte prioriteter for de kommende tre måneder
  • Ugentlig liste – en liste over opgaver, som du vil udføre i løbet af en uge
  • “Færdig”-liste – En liste over alle de opgaver, du allerede har udført
  • Daglig 3T-liste – de tre vigtigste opgaver for en bestemt dag
  • Not-to-do liste – En liste, der hjælper dig med at holde fokus og udføre de opgaver, der har størst effekt.
  • Andre lister – Alle andre lister, der hjælper dig med at organisere dig selv og holde så mange ting som muligt skrevet ned, så du kan frigøre din hjernekraft til vigtigere ting.

Nogle eksempler på den slags lister er lister til personlige forbedringer, indkøbslister, anti-shoppinglister, læselister osv.

Lad os nu se nærmere på formålet med hver af de ovennævnte lister.

1. Visionsliste eller din bucket list – grundlaget for langsigtet planlægning

Du bør se verden som en legeplads med ubegrænsede muligheder for at vokse, nyde og skabe, individuelt og i samarbejde med andre mennesker. Du bør også skrive alt det, du har til hensigt at opleve i livet, på din bucket list.

Din visionsliste bør altid styrke dig og give dig motivation, når du føler dig nede. Din livsvision er som et kompas, der hjælper dig med at følge DIN vej.

Du bør have 50 – 70 punkter på din visionsliste og sørge for, at du regelmæssigt plejer (opdaterer) listen, mindst to gange om året.

2. Måske en dag-listen

Hvis du er et nysgerrigt menneske og ønsker at opleve mange ting i dit liv, kan din visionsliste hurtigt blive for lang, og du kan begynde at føle dig overvældet af tanken om, at der ikke vil være tid nok til alt det, du gerne vil gøre.

“Måske en dag”-listen skal forhindre, at din visionsliste bliver overvældende.

Der er helt sikkert nogle ting, som du ikke er 100 % sikker på, at du har lyst til at gøre, eller hvis du ikke gjorde dem, ville du ikke fortryde det på dit dødsleje. Disse ting bør komme på din “måske en dag”-liste.

3. Den kvartalsvise to-do-liste: en forbindelse mellem langsigtet og kortsigtet planlægning

I erhvervslivet og i politik er der den såkaldte periode med de “første 100 dage”, hvor den nye leder (f.eks. den amerikanske præsident) har en chance for at bevise sit værd.

I disse 100 dage skal en leder sætte en ny, bedre kurs for organisationen, skabe ny positiv dynamik i miljøet, identificere og afbøde de største risici, opbygge drømmeholdet osv.

Med det in mente bør din tankegang være, at du får nye 100 dage efter hver 100 dage, der går. Hver 100 dage har du mulighed for at gennemføre en opgraderet og opdateret taktisk plan.

Hver 100 dage er en tid til nye og forbedrede taktikker, prioritering, refleksion, til at tage den kommende tidsperiode død alvorligt og til at behandle hver 100 dage, som om de var dine første.

Med kvartalsvise to-do-lister bør du på det taktiske niveau beslutte, hvilke områder af livet du skal fokusere på i de næste 3 måneder ved at overveje din livsvision, din nuværende situation, nye muligheder og ændringer i omgivelserne, dine nye ønsker og følelser, feedback fra dine holdkammerater og andre mennesker osv.

4. Ugentlig to-do liste

På baggrund af dine kvartalsvise to-do-lister og andre opgaver, der kommer på din vej, bør du udarbejde en ugentlig to-do-liste. De generelle anbefalinger er, at du planlægger din ugentlige to-do-liste søndag aften eller mandag morgen.

Det er vigtigt at planlægge ugen i forvejen. Som nævnt er den bedste praksis at bruge en Kanban-tavle til at visualisere din ugentlige arbejdsgang.

Det er også vigtigt at begrænse det igangværende arbejde (WIP). Med den rette mængde igangværende arbejde kan du være i flowet i stedet for at stå over for angst, føle dig overvældet eller kede dig.

I praksis betyder begrænsning af igangværende arbejde, at du ikke skal sætte for mange post-it-noter på din Trello-tavle.

5. Din “færdig”-liste

En “færdig-liste” eller anti-to-do-liste er en liste over alle de opgaver, du har udført i en bestemt periode.

Formålet med denne liste er at minde dig om, hvor meget du allerede har gjort, og desuden at motivere dig, når du føler, at du ikke er produktiv nok til at strege nogle flere opgaver over.

Når du føler dig nede og ikke produktiv nok, skal du blot kigge på listen over det, du allerede har gjort. Hvis du kigger på din færdig-liste, kan det hjælpe dig betydeligt med motivationen, hvis du allerede har udført en masse opgaver, men på en eller anden måde har glemt dem.

6. Fyraftensplanlægning og daglig to-to liste

Du bør slutte hver eneste arbejdsdag med et planlægningslige før fyraften. Det kan du gøre som enkeltperson eller sammen med dit team.

Formålet med fyraftensplanlægning er at:

  • at afstemme dine daglige opgaver med de ugentlige og kvartalsvise mål
  • bevare momentum og motivation
  • opdage og overveje vejblokeringer i de processer, du følger, og bevare en fleksibel mentalitet
  • give din hjerne fri resten af din dag

Du kan gennemføre dit fyraftensplanlægning ved at besvare tre enkle spørgsmål (disse spørgsmål stammer fra Daily SCRUM):

  1. Hvad gjorde jeg i dag?
  2. Hvad har jeg planer om at gøre i morgen?
  3. Er der noget, der forhindrer mig i at nå mine mål?

Fyraftensplanlægningen må ikke vare længere end 15 minutter og skal gennemføres på samme tidspunkt hver arbejdsdag.

Ved din daglige fyraftensplanlægning bør du se på din Kanban-tavle og alle de opgaver, der skal udføres, og derefter beslutte, hvilke opgaver der er de vigtigste for dagen i morgen.

Det betyder også at du, når du møder ind om morgenen, ikke behøver at lade din mailboks bestemme hvad du skal lave i dag. Du har jo selv truffet beslutning om hvad der skal prioriteres. Så fokusere dit daglige arbejde på disse opgaver.

7. Not-to-do liste

Not-to-do lister er en liste over opgaver, som du simpelthen ikke gør, uanset hvad. Du sletter dem, uddelegerer dem, outsourcer dem eller siger ganske enkelt nej, når de forsøger at finde vej til din to-do-liste.

En meget velgennemtænkt not-to-do liste skal hjælpe dig til at fokusere bedre, undgå distraktioner og kun udføre opgaver, der har størst betydning for din værdiproduktion og lykke i livet.

Din not-to-do-liste kan indeholde ting som administration og andre lavpraktiske opgaver, aktiviteter, som du virkelig hader eller ikke er god til osv. Listen over not-to-do-opgaver skal hjælpe dig til at uddelegere og outsource bedre og til at sige nej, når det er nødvendigt.

Andre lister, du kan føre for at blive bedre organiseret

Du bør også føre andre former for lister for at aflaste din hjerne. Du er kan og skal være kreativ med hensyn til, hvilken slags lister du skal føre. Her er et par idéer til at komme i gang:

  • en ugentlig rengørings- og vedligeholdelsesplan for hjemmet
  • gaveideer
  • ting, du ikke må glemme
  • din liste over forretningsidéer
  • ideer til, hvad du kan gøre med og for din ægtefælle
  • dine indkøbslister – dagligvareindkøb osv.
  • liste over forbedringer
  • liste over at se på
  • liste over at læse

Lad mig lige her fremhæve to to-do-lister der er rigtig vigtige:

1. Kaizen-liste

Kaizen-filosofien (altid forbedre dig selv) og en væksttankegang er vigtige dele af at få succes i dit personlige og professionelle liv.

Derfor er en vigtig liste, som du også bør have, en Kaizen-liste. Det er en liste over prioriterede potentielle forbedringer i dit liv, som du og dine nærmeste har identificeret.

2. Læseliste

Sidst, men ikke mindst, din læseliste. Dette bør være en af dine favoritlister. Det er simpelthen en liste over bøger, du ønsker at læse i dit liv eller i de kommende uger og måneder.

Sørg for, at du krydser en bog af listen hver anden uge eller mindst én om måneden.

Så opskriften på hvordan man takler begrebet to do-liste er enkel:

Lav et par forskellige to-do-lister, der hjælper dig med at se både skoven og træerne.

Når du er i tvivl, skal du visualisere, forenkle og forblive fleksibel.

15 vigtige byggesten for bedre to-do-lister

Hvis du er klar til at tage dine to-do-lister til det næste niveau, kan du prøve disse 15 tips for at maksimere din klarhed og reducere ineffektivitet. Bemærk, at de fleste af disse tips forudsætter, at du bruger en to-do-liste-app til at organisere dit arbejde og øge produktiviteten.

1. Registrer alt

Det er bedre at skrive noget ned og markere det som afsluttet senere end at glemme, hvad du ville gøre i første omgang. Ofte kommer nogle af vores bedste brainstorming, når vi ikke er forberedt på at skrive dem ned – men inspirationen venter ikke på at slå til. Hvis du har en tilfældig tanke om noget, du kunne gøre for at forbedre et projekt, eller en god idé til at fremlægge for din chef, skal du blot tilføje den til dine to do-lister.

2. Lister, lister og endnu flere lister

En af grundene til, at to-do-lister bliver så overvældende, er, at de har en tendens til at indeholde et tilfældigt miskmask af alt muligt. Du arbejder måske på flere forskellige projekter på arbejdet, og det kan hurtigt blive forvirrende at gemme en påmindelse om at gennemgå din kommende kampagnebeskrivelse ved siden af en note om at finde leverandører til et arrangement. Det er ikke underligt, at du føler dig overvældet.

Hvis du vil have kontrol over din to do-liste og få dit bedste arbejde gjort, kan du lave mere end én to-do-liste.

3. Organiser dine to-do-lister efter arbejdsgang, prioritet eller forfaldsdato

At omorganisere din to-do-liste hver dag er spild af tid – selv om det nogle gange er sjovt. Modstå fristelsen ved at skabe en rigtig god struktur på din to-do-liste. Hvis din app understøtter det, kan du overveje at opbygge sektioner til forskellige typer arbejde. På den måde kan du sortere arbejdet efter projekt eller prioritet, alt efter dine præferencer.

4. Prioritér dine to-dos

For at sikre, at du får det rigtige arbejde gjort til tiden, er det vigtigt at vide, hvilke af dine to-dos der er vigtigst. Uanset om du sætter de vigtigste to-dos øverst eller bruger brugerdefinerede tags til at markere prioritet, skal du sørge for at have overblik over dit kritiske arbejde, så du ikke går glip af noget.

5. Indrøm altid en deadline

Når du skal nå opgaverne på dine to-do-lister, skal du ikke bare vide, hvad du skal gøre – du skal også vide, hvornår du skal gøre det senest. Det betyder ikke meget at afslutte alle dine vigtige opgaver, hvis de bliver afsluttet på den forkerte dag. Med andre ord skal du altid vide, hvem der skal gøre hvad hvornår. Selv hvis du ikke har en fast deadline, er det bedre at notere en dato og flytte den end at misse deadline helt og holdent.

6. Opdel store opgaver i mindre opgaver

En af de største problemer med at nå alt på dine to do-lister er præcist er at se noget, der skal afleveres i morgen, men så indse: “Woah, det er faktisk en uges arbejde.”

Hvis du ofte løber ind i dette problem, kan du overveje at opdele arbejdet i mindre opgaver. Måske skal dit arbejde først afleveres fredag, men det er en stor opgave, som det vil tage flere dage at udføre. Det vil være afgørende for projektets succes, at arbejdet er opdelt i opgaver, som du kan afslutte tidligere på ugen.

7. Sæt lignende opgaver sammen

Når du grupperer dit arbejder på dine to-do-lister, får du ikke kun løst dine to-dos – du øger også din produktivitet. Hver gang du skifter opgaver eller begynder på et nyt projekt, har din hjerne brug for lidt tid til at tilpasse sig og rekalibrere sig. Sandheden er, at mennesker faktisk ikke er gode til at multitaske, så jo flere opgaver du kan samle, jo lettere bliver det for din hjerne.

Hold især øje med det daglige arbejde, som du kan samle og forenkle. Hvis der er ting, du gør hver dag, tænker du sikkert ikke engang over, hvor lang tid du bruger på dem – men den tid kan virkelig løbe op. Hvis du har daglige opgaver, så noter dig, hvor lang tid de faktisk tager dig. Se derefter, om du kan blive mere effektiv med dem. Kan du samle dem i en batch eller automatisere dem? Hvis du fjerner dette arbejde, rydder du ikke kun op på din to-do-liste, men gør dig også mere produktiv.

8. Fejr dine fremskridt

Hver gang du krydser noget af på dine to-do-lister, har du opnået noget. Det er en stor ting! Du bør fejre det, selv om det kun er et lille klap på skulderen.

9. Gennemgå din to do-liste i slutningen af hver dag

I stedet for at bruge halvdelen af din morgen på at finkæmme dine to-do-lister, kan du organisere dine opgaver aftenen før, så du allerede ved præcis, hvad der er på programmet, når du logger på, når du logger på. Ved at bruge fem til 10 minutter aftenen før kan du sikre dig, at du er klar til at tage fat på dagen med det samme næste morgen.

10. Slå notifikationer fra

Notifikationer er en stor fordel for at få godt arbejde gjort, og enhver god to-do-liste-app vil have notifikationer til rådighed, slå dem fra. I sidste ende organiserer du dit arbejde, så du kan være mere produktiv – og nogle gange betyder det, at du skal fokusere i stedet for at blive distraheret af en tilfældig pling.

11. Hold øje med efternøler

Vi har alle de opgaver, der skulle være udført i sidste uge, som vi stadig ikke har fået lavet endnu. Men hvis du lægger mærke til disse opgaver, så spørg dig selv, hvorfor de ikke er blevet udført. Hvad holder dig tilbage fra dem? Er du nødt til at omprioritere dem eller uddelegere dem til en anden? Er der noget ved opgaven, som du ikke forstår, og som holder dig tilbage? Hvis du ved, hvorfor du udskyder det, kan det hjælpe dig med at blive mere effektiv og kvæle de efterslæbende opgaver i opløbet.

12. Samarbejd på én platform

Ideelt set ønsker du ikke at spore dine to-dos i et vakuum. At være organiseret og prioriteret er kun så nyttigt, hvis du ikke har overblik over dit teams arbejde – og omvendt. De mest effektive teams er dem, der deler en central kilde til sandheden om, hvor arbejdet foregår. På den måde ved alle præcis, hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver, og I kan fokusere på at få det bedste arbejde udført som et team.