BusinessBuddy:

Mere end 25 års erfaring med ejerledelse
Book et møde

Hvordan laver man en Gap analyse

For enhver virksomhed, der ønsker at forbedre og optimere sin forretning, er en gap-analyse et ideelt værktøj til at nå i mål.

Reelt set handler det om at du har ambitioner for din virksomhed, men hvad sker der så, hvis du ikke når dine mål?

Dette gap mellem ønskede og faktiske resultater indikerer, at det er på tide at foretage en gap-analyse.

Gap-analysen er i virkeligheden ret enkel, men djævelen ligger i detaljerne.

Afhængigt af hvilken del af virksomheden, du søger at forbedre, kan en analyse blive ganske omfattende.

Løs her hvordan gap-analysen kan hjælpe dig med forretningsoptimering.

Hvad er en gap-analyse?

Gap-analyse bruges til at sammenligne, hvor du er i forhold til, hvor du gerne vil være.  Det hjælper dig med at identificere hullerne mellem disse to tilstande og udarbejde såvel handlingsplaner som to-do-lister for at lukke dem.

Grundlæggende hjælper det dig med at finde løsninger på de problemer, der forhindrer dig i at vokse som virksomhed.

Analysen kan udføres på

  • Et strategisk niveau – sammenligning af din virksomheds tilstand med branchens tilstand
  • Operationelt niveau – sammenligning af den nuværende tilstand af din virksomheds resultater med den tilstand, du ønsker

Bemærk: Den er også kendt som en behovsanalyse, behovsanalyse eller behovsvurdering.

Behovet for en gap-analyse opstår normalt på grund af en mangel – og en gap-analyse er reelt en analyse af disse mangler.

Måske har salgsteamet ikke nået sine mål, eller kundeservicens svartider er for langsomme, og kunderne klager.

Ønsket om en analyse kan også komme fra proaktive ledere, som ønsker at forstå, hvordan de kan forbedre chancerne for succes, inden de iværksætter en strategi. Selv en enkeltperson, der ønsker at forbedre sin egen præstation, kan finde svar gennem en analyse af mangler.

Analyse kan udføres fra forskellige perspektiver, og derfor findes der forskellige typer af metoder til analyse af mangler.

Der findes fire hovedtyper af gap-analyser

  • Analyse af performancegap (også kaldet strategisk gap-analyse): Denne søger at forstå, hvorfor bestemte præstationsmål ikke blev opfyldt.
  • Analyse af markedsgab (også kaldet produktgab): Denne analyse ser på virksomhedens position på markedet for at vurdere forskellen mellem det faktiske og det budgetterede salg.
  • Analyse af mangler på arbejdsstyrken: Her undersøges afvigelsen mellem det nødvendige antal medarbejdere og det faktiske antal.
  • Analyse af profitgab: Formålet med denne analyse er at undersøge forskellen mellem den faktiske og den planlagte fortjeneste.

I princippet kan enhver i en organisation iværksætte en gap-analyse for at afgøre, hvordan der kan foretages forbedringer. For Gap-analysen kan anvendes på en afdelings eller et teams præstationer, på en enkeltperson eller på en hel virksomhed.

Hver gang målene ikke opfyldes, er det tid til at grave i, hvad der kan stå i vejen gennem en gap analyse.

Fordele ved en gap analyse

En gap-analyse gør det muligt for din organisation at yde sit maksimale. Her er nogle eksempler på gap-analyser, der illustrerer, hvordan dette værktøj hjælper.

Muligheder for produktportefølje

Med hjælp fra en gap-analyse kan du gennemgå din nuværende portefølje af produkter og tjenester for at finde nye muligheder.

Da det er almindeligt, at der er en eller anden form for kløft mellem kundernes behov og virksomhedens tilbud, hjælper gap analysen dig med at identificere disse områder for at afgøre, om du ønsker at udvikle nye tilbud for at udfylde gap’et.

Du kan også bruge en gap-analyse, når et produkt eller en tjeneste ikke opfylder dine mål for indtjeningen.

Her kan du anvende en gap-analyse til at afgøre, om det nye tilbud omfatter alle de væsentlige elementer, der er identificeret i forretningskravene.

Forbedringer af processer

En gap-analyse kan identificere områder, der kan forbedres inden for din virksomheds drift.

Når et område af virksomheden ikke fungerer optimalt, skal du udføre en gap-analyse.

Hvis dit regnskabsteam rutinemæssigt undlader at betale fakturaer til tiden, kan en gap-analyse identificere mulighederne for procesforbedringer.

Forbedringer af fortjenesten

Hvis du ikke nåede dine overskudsmål, kan du bruge en gap-analyse til at afdække, hvad der gik galt, og hvordan du kan rette op på det.

Analysen kan f.eks. fastslå, om der var problemer med prognosemetoden, som førte til forkerte overskudsmål, om uventet konkurrence tog forretninger væk, om omkostningerne steg, eller andre årsager.

Sådan udfører du en Gap-analyse

Den følgende skabelon for en trinvis guide, der viser hvordan du kan identificere forskellen mellem virkeligheden og dine ambitiøse forretningsmål, så det bliver nemt at afdække hvor der er plads til vækst.

Denne skabelon kan gælde for hele organisationen eller helt ned til en enkelt proces.

Trin 1: Identificer de(t) område(r), der skal forbedres

Det første skridt er at forstå, hvor du ønsker at anvende analysen, og hvad du søger at få ud af det.

Derfra kan du vurdere, hvilken type af gap-analyse du ønsker at anvende på situationen.

Når du skal i gang med en gap analyse, bør du gøre dig disse tanker:

  • Er der et kvantificeret behov? Brug sporbare og målbare nøgleresultatindikatorer (KPI’er) til at identificere, hvor der er et hul. Du bør ikke antage, at du har brug for en gap analyse uden kvantificerbare data. Ellers risikerer du at spilde tid og ressourcer.
  • Har du brug for at være foran? Du behøver ikke at vente på, at der opstår en fejl, før du foretager en gap analyse. Brug analysen til proaktivt at finde måder at forbedre din virksomhed på.
  • Skal du overhovedet lave en gap-analyse? Nogle gange kan det virke som overkill at udføre en gap-analyse, hvis problemet er let at identificere, er det måske ikke nødvendigt at foretage en egentlig analyse. Men hvis du ikke er sikker på en løsning, skal du bruge en gap-analyse.

Trin 2: Analyser den nuværende tilstand

Når du har identificeret, hvor og om der er behov for en gap-analyse, og hvad formålet med analysen er, kan du se på hvor du er i dag.

Ved at se på den nuværende situation bestemmer du din startlinje for forbedringer.

Hvis du f.eks. får kundeklager over langsomme svartider, skal du finde ud af, hvad disse svartider er i øjeblikket. (KPI’er)

Indsaml alle relevante forretningsoplysninger, og dokumentér alle de faktorer, der har bidraget til at skabe den nuværende situation.

Vær specifik og detaljeret i denne dokumentation for at sikre et godt grundlag for analysen. Hvis en arbejdsbeskrivelse f.eks. indeholder visse juridiske krav, der bidrager til den nuværende situation, skal du registrere disse detaljer.

Noter også, hvilke faktorer der er gavnlige, og hvilke der ser ud til at skade virksomheden. Dette giver dig mulighed for at analysere, hvor du kan forbedre dig, når du definerer den fremtidige tilstand i næste trin.

Trin 3: Definer slutmålet

Når du har forstået, hvor du står i øjeblikket, er det tid til at definere kvantificerbare mål, som du skal stræbe efter.

Det er den sluttilstand, som du optimerer din virksomhed til at nå. Slutmålet skal være en forbedring i forhold til den nuværende tilstand, og det skal være målbart, så du ved, hvornår du har nået det.

En måde at bestemme din ideelle fremtidige tilstand på er at se på branchestandarder – eller den bar, som konkurrenterne har sat.

En anden tilgang er at se på historiske data for din virksomhed. Hvis du har øget salget med 10 % hvert år, men det pludselig falder til 8 %, kan slutmålet være at bringe salget tilbage til 10 % eller højere.

Du kan også bruge medarbejder- eller kundefeedback til at forstå, hvilken sluttilstand du skal skabe. Kunderne kan f.eks. fortælle dig, at dine tilbud mangler en vigtig funktion, så målet kan være at udvikle denne funktion.

Trin 4: Forstå hullet

Du har set på den nuværende situation. Du har defineret en fremtidig tilstand. Nu skal du sammenligne de to for at forstå det gap, du forsøger at lukke.

Måske er hullet lille, som f.eks. et par mindre justeringer af en eksisterende arbejdsgang, eller det kan involvere store organisatoriske eller operationelle ændringer, hvilket kræver en proces til håndtering af ændringer.

Det er nu, du skal forstå, hvilke forhindringer du forsøger at overvinde.

Dokumenter alle udfordringerne i den nuværende proces, der skal overvindes for at nå frem til sluttilstanden. Noter, hvilke væsentlige problemer der tager tid, og hvilke der kan løses hurtigt. Denne liste definerer, hvordan hullet ser ud, hvilket vil være nyttigt for det næste trin.

Trin 5: Fastlæg en handlingsplan

Nu er det tid til at fastlægge en handlingsplan for at bygge bro over gap’et.

Nu hvor du har gjort det hårde arbejde i de foregående trin, er dette trin centreret om at udarbejde anbefalinger og få de relevante interessenter til at give deres tilslutning.

Når du har klarhed over de forhindringer, der skal overvindes, kan du gennemgå listen og udtænke løsninger for hver enkelt, f.eks. at fortsætte med forretningsudvikling for at øge salget. Sørg for at indsamle feedback på dine løsninger for at sikre, at der er opbakning i hele organisationen.

Nogle af de værktøjer der anvendes til gap-analysen kan hjælpe dig med at omsætte dine resultater til en handlingsplan.

F.eks. en S.W.O.T.-analyse (styrker, svagheder, muligheder og trusler), som hjælper dig med at organisere problemområderne og anbefalingerne, og et fiskebensdiagram, som gør det muligt at kortlægge de grundlæggende årsager til problemerne.

Forretningsmodeller til gap-analyse

I det følgende har vi listet nogle få Gap Analysis-værktøjer, som du kan bruge.

SWOT

SWOT-analysen fokuserer på styrker og svagheder i det interne miljø og muligheder og trusler i det eksterne miljø. Den hjælper dig med at finde ud af, hvor du står inden for din branche eller dit marked.

SWOT Diagram

Fiskebensdiagram

Fiskebensdiagram-diagrammet, også kendt som årsags- og effektdiagram eller Ishikawa-diagram, hjælper dig med at identificere den grundlæggende årsag til et problem eller en effekt.

Diagramet opregner de 6 M’er:

  • Mennesker
  • Maskiner
  • Metoder
  • Materialer
  • Miljø
  • Målinger

… og hjælper dig med at se, hvordan de hænger sammen med det centrale problem.

Fiskebensdiagram

McKinsey 7S

McKinsey 7S kan hjælpe dig med et af følgende formål

  • At hjælpe med at forstå de huller, der kan opstå i virksomheden
  • Identificere, hvilke områder der skal optimeres for at øge virksomhedens resultater
  • Tilpasse processer og afdelinger i forbindelse med en fusion eller et opkøb
  • Undersøge resultaterne af fremtidige ændringer i virksomheden

McKinsey 7S

De 7’er henviser til centrale indbyrdes forbundne elementer i en organisation. Disse elementer er opdelt i to grupper: hårde elementer, som er håndgribelige, da de kan kontrolleres, og bløde elementer, som er uhåndgribelige, da de ikke kan kontrolleres.

Hårde elementer

  • Strategi – den handlingsplan, der skal hjælpe din virksomhed med at opnå en konkurrencefordel
  • Struktur – den organisatoriske struktur
  • Systemer – den forretningsmæssige og tekniske infrastruktur, som medarbejderne bruger til at udføre deres daglige opgaver

Bløde elementer

  • Fælles værdier – et sæt overbevisninger eller karaktertræk, som organisationen opretholder
  • Stil – organisationens ledelsesstil og interaktionskultur
  • Personale – det generelle personale
  • færdigheder – medarbejdernes nøglekompetencer

Hvordan man anvender det;

  • Saml dig om et kompetent team
  • Kontroller, om elementerne er korrekt afstemt med hinanden (se efter huller og svagheder i forholdet mellem elementerne)
  • Definer den tilstand, hvor disse elementer vil være optimalt tilpasset hinanden
  • Udarbejd en handlingsplan for at justere elementerne
  • Gennemfør ændringerne, og gennemgå løbende de 7’er fremadrettet

Nadler-Tushman’s kongruensmodel

Nadler-Tushman’s kongruensmodel er et diagnostisk værktøj til organisationer, der evaluerer, hvor godt de forskellige elementer i disse organisationer fungerer sammen. Resultatet er en identifikation af de performance gap’s der er i organisationen.

Disse gap skal lukkes for at forbedre organisationens produktivitet og rentabilitet.

Modellen er baseret på princippet om, at en virksomheds præstation er et resultat af disse 4 elementer:

  • Arbejde
  • Mennesker
  • Struktur
  • Kultur

Jo større kompatibilitet mellem disse elementer, jo større vil præstationen være.

Nadler-Tushman's kongruensmodel

Sådan anvendes den;

  1. Indsaml alle data, der peger på symptomerne på dårlig præstation
  2. Specificer og analysér input, som omfatter miljø, ressourcer og historie. Og definer din organisations strategi.
  3. Identificer hvilke output der er nødvendige på individ-, gruppe- og organisationsniveau for at opfylde de strategiske mål
  4. Find gap’s mellem det ønskede og det faktiske output og de problemer, der er forbundet hermed (og noter også de omkostninger, der er forbundet med dem)
  5. Indsamle data om og beskrive den grundlæggende karakter af de 4 hovedkomponenter i organisationen
  6. Vurdering af graden af overensstemmelse mellem disse komponenter
  7. Se, hvordan dårlig kongruens og problemer i forbindelse med output hænger sammen. Undersøg, om den dårlige “pasform” mellem de 4 hovedkomponenter er relateret til problemerne
  8. Udarbejdelse af foranstaltninger til at håndtere problemårsagerne

Afsluttende råd om at udføre en gap-analyse

Nu hvor du ved, hvordan du udfører en gap-analyse, kan du bruge dette værktøj til at forstå de problemer, du står over for, og hvordan du kan løse dem. En gap-analyse udkrystalliserer de udfordringer, der skal overvindes, og sætter løsninger i gang, som vil få din organisation til at nå den ønskede sluttilstand.

Lad være med at gå for meget i stå med gapanalysen. Brug kun den nødvendige tid på at gennemføre analysen effektivt, så du hurtigt kan gå over til handlingsplanen og gøre din virksomhed til en bedre optimeret forretning.